DEFTERLERİN SAKLANMASI

Defter tutmak zorunda olanlar, tutmuş oldukları defterlerle bu defterlere kayıtta esas alınan tüm belgeleri ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlamak üzere 5 yıl süre ile saklamak zorundadırlar. (VUK madde 253)

Örneğin birinci sınıf tacir olup bilanço esasına göre defter tutan Bay Ahmet BURAK 2006 hesap dönemine ait olarak tutmuş olduğu bütün defterlerini ve kayıtta kullandığı tüm belgelerini 31.12.2011 tarihine kadar saklamak zorundadır. Ancak bu beş yıllık sürenin hesaplanmasında özellik arz eden durumları da göz önünde bulundurmak gerekir.

Örneğin yukarıdaki örnekte adı geçen tacir Bay Ahmet BURAK in 2009 yılında işletmede kullanılmak üzere bir duran varlık aldığını ve duran varlıkla ilgili 5 yıl süre ile de amortisman ayıracağını düşünelim. Bu duran varlık için amortisman kayıtlarını saklama sorumluluğu, amortisman işleminin biteceği 2013 yılını izleyen 01.01.2014 tarihinde başlayacak ve 31.12.2018 tarihinde ise sona erecektir.

Defter tutmak zorunda olmayan, bir ticari taksi sahibi Bay Turgut TEZEL ise basit usulde vergiye tabidir. Dolayısıyla almış olduğu 2006 yılına ilişkin belgeleri, izleyen hesap döneminden itibaren 5 yıl süre ile yani 2011 yılı sonuna kadar saklamak zorundadır. TTK’nın 68. maddesinde ise ticari defter ve belgeleri saklama süresi, son işlem tarihinden itibaren 10 yıl olarak belirlenmiştir.

                               Defterlerin Kaybolması ile İlgili Sorumluluklar

Saklanılması zorunlu olan defter ve belgelerin yangın, deprem, su baskını ya da tacirin elinde olmayan diğer nedenlerden dolayı kaybolması durumunda, tacirin 15 gün içinde işletmesinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine başvurup zayi belgesi verilmesini istemesi gerekir.

Zayi belgesini alan ve inceleme elemanına sunan tacire defterleri ibraz etmeme ile ilgili vergi cezaları kesilemez. Ticari defter ve belgeleri saklama görevi tacire aittir. Eğer tacir defter ve belgelerin korunmasında gerekli dikkat ve özeni göstermemişse zayi belgesi kendisine verilemez. Zayi belgesini almamış bir tacir ise defter ve belgelerini ibrazdan (yetkili mercilere incelenmesi için vermekten) kaçınmış sayılır.

    Defterlerin İbrazı

    Defter tutmak zorunda olan gerçek ve tüzel kişiler saklamak zorunda oldukları her türlü defter ve belgelerini, kayıtlarını başka bir ortamda tutuyorlarsa o ortamla ilgili araçlarını (disket, CD, mikrofilm, manyetik teyp, mikrofilm gibi) ve kayıtlara ulaşmak için gerekli şifreleri sakama süresi içinde yetkili makam ve memurların isteği üzerine inceleme için vermek zorundadırlar.

İnceleme ve kontrol sırasında, denetimi yapılan kişinin yani mükellefin, yetkili olan memurun çalışmasını sağlamak amacıyla, iş yerinde bir yer tahsis etmek, kendisinden istenen her türlü açıklamaları yapmak, gerektiğinde iş yerini gezip görmesini sağlamak gibi ödevlerinin olduğunu ve bu ödevlerin yerine getirilmesi gereken bir zorunluluk olduğunu bilmesi gerekir.(VUK madde 257)

Mükellefler kendilerinden incelenmek üzere istenen her türlü defter ve belgelerini, hangi süre içinde yetkili kişilere teslim edecektir? VUK’da bununla ilgili olarak açıkça bir süre belirtilmemiştir. Ancak aynı kanunun 14. maddesinde kanunda açıkça bir süre belirtilmemişse en az 15 gün süre verileceği belirtilmiştir. Buna göre defter ve belgelerin yetkili kişilere 15 gün içinde teslim edilmesi gerekmektedir.

  • FriendFeed'de Paylaş
  • Facebook'ta Paylaş
  • Twitter'da Paylaş
  • KAPAT
    Yandex.Metrica